Informationspflichten

Please find the English Version below

Informationen zum Datenschutz gem. Art. 13 DSGVO

Mit den folgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (im Folgenden „Daten“) durch die Arvato Systems Unternehmensgruppe* sowie zu Ihren Datenschutzrechten.

Wer ist für die Verarbeitung meiner Daten verantwortlich?

Die Arvato Systems Unternehmensgruppe* ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich. Wenn nachfolgend auf „wir“ oder „uns“ Bezug genommen wird, bezieht sich dies stets auf die Arvato Systems Unternehmensgruppe. Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden „DSGVO“) und dem Bundesdatenschutzgesetz (im Folgenden „BDSG“).

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter der jeweiligen Postadresse der relevanten rechtlichen Einheit mit dem Zusatz „Abteilung Datenschutz“ oder unter der E-Mail-Adresse datenschutz@arvato-systems.de, Tel.: +49-5241-80 70785.

Zu welchem Zweck werden meine Daten verarbeitet und auf welcher Rechtsgrundlage?

Die Zwecke der Verarbeitung von personenbezogenen Daten werden bei der Erhebung aufgrund von gesetzlichen Erlaubnistatbeständen festgelegt. Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten zur Anbahnung, Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung mit unserer Unternehmensgruppe. Sie werden zu anderen Zwecken nur dann weiterverarbeitet, wenn eine Rechtsgrundlage hierfür vorliegt.

Art. 6 I lit. a DSGVO dient unserem Unternehmen als Rechtsgrundlage für Verarbeitungsvorgänge, bei denen wir eine Einwilligung für einen bestimmten Verarbeitungszweck einholen. Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags erforderlich, so beruht die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. b DSGVO. Unterliegt unser Unternehmen einer rechtlichen Verpflichtung durch welche eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich wird, wie beispielsweise zur Erfüllung steuerlicher Pflichten, so basiert die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. c DSGVO. In seltenen Fällen könnte die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich werden, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen. Dann würde die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. d DSGVO beruhen. Letztlich könnten Verarbeitungsvorgänge auf Art. 6 I lit. f DSGVO beruhen. Auf dieser Rechtsgrundlage basieren Verarbeitungsvorgänge, die von keiner der vorgenannten Rechtsgrundlagen erfasst werden, wenn die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich ist, sofern die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen nicht überwiegen. Basiert die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Artikel 6 I lit. f DSGVO ist unser berechtigtes Interesse die Durchführung unserer Geschäftstätigkeit zur Zufriedenheit unserer Kunden und Mitarbeiter.

Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung der Daten?

Zur Durchführung der oben beschriebenen Verarbeitungszwecke sind Ihre personenbezogenen Daten aufgrund von vertraglichen und gesetzlichen Vorgaben unumgänglich. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, die Verarbeitungen durchzuführen.

Wer bekommt meine Daten?

Wir setzen weisungsgebunden Dienstleister (Auftragsverarbeiter) ein, die nur in dem Umfang und für den Zeitraum Zugang zu Ihren Daten erhalten, der für die Erbringung der Leistungen jeweils erforderlich ist. Soweit diese Dienstleister Ihre Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeiten, kann dies dazu führen, dass Ihre Daten in ein Land übermittelt werden, welches nicht den gleichen Datenschutzstandard wie die Europäische Union gewährleistet. Bei der Auswahl unserer Dienstleister ist uns eine vertragliche Absicherung und ein gleichwertiges, für die jeweilige Verarbeitung notwendiges, Datenschutzniveau wichtig.

Wie lange werden meine Daten gespeichert? 

Die von uns verarbeiteten Daten werden nach Maßgabe der Art. 17 und 18 DSGVO gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt, d.h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet.

Welche Rechte habe ich in Bezug auf meine Daten?

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten persönlichen Daten gemäß Art. 15 DSGVO. Sollten Daten über Ihre Person falsch oder nicht mehr aktuell sein, haben Sie das Recht, deren Berichtigung zu verlangen. Sie haben außerdem das Recht, die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten nach Maßgabe von Artikel 17 bzw. 18 DSGVO zu verlangen.

Sofern Sie uns Daten bereitgestellt haben und die Verarbeitung mittels automatisierter Verfahren auf Ihrer Einwilligung oder auf einem Vertrag mit Ihnen beruht, haben Sie das Recht, diese von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Recht auf Datenübertragbarkeit).

Sie können einer Verarbeitung Ihrer Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO widersprechen.

Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sollten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen wollen oder haben Sie allgemein Fragen zum Datenschutz innerhalb der Arvato Systems Unternehmensgruppe, können Sie sich jederzeit an uns über die oben angegebenen Kontaktdaten wenden. Daneben haben Sie die Möglichkeit, sich an eine Datenschutzbehörde zu wenden und dort Beschwerde einzureichen. Eine Liste der Datenschutzbehörden sowie deren Kontaktdaten finden Sie  hier.

Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung und findet ein Profiling statt?

Auf Basis Ihrer erhobenen Daten wird keinerlei automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilbildung vorgenommen.

 

*Die Arvato Systems Unternehmensgruppe ist unter der E-Mail-Adresse: info@arvato-sytems.de zu erreichen und umfasst die folgenden Gesellschaften:

Arvato Systems GmbH, An der Autobahn 20, 33333 Gütersloh

Arvato Systems Perdata GmbH, Martin-Luther-Ring 7-9, 04109 Leipzig

Arvato Systems S4M GmbH, Am Coloneum 3, 50829 Köln

Next Level Integration GmbH, Nattermannallee 1, 50829 Köln

Arvato Systems Latvia SIA, Zaļā iela, Centra rajons, Rīga, LV-1010, Lettland

Vidispine AB, Kista Alléväg 3, 164 55 Kista, Sweden

 

 

 

Data Protection Information pursuant to Article 13 GDPR

The information below provides you with an overview of the processing of your personal data (hereinafter "data") by the Arvato Systems Group* as well as your data protection rights.

Who is accountable (data controller) for the processing of my data?

The Arvato Systems Group* as Controller in terms of data protection is accountable for the herein covered processing activity/ activities and addressee of your rights as a data subject. In any use of the words "we" or "us" in the following, the Arvato Systems Group is always referred to. We process personal data in accordance with the European General Data Protection Regulation (GDPR) and laws locally applicable.

You can contact our data protection officer via the postal address of the respective legal entity noting "Attn: Data Protection Department" or via the e-mail address datenschutz@arvato-systems.de, phone: +49-5241-80 70785.

What are the purposes of my data being processed and what is the legal basis?

The purposes for the processing of personal data accord with the statutory conditions for their permitted usage at the time of their collection. We use your personal data for the purposes of pursuing, establishing and conducting a business relationship between you and our corporate group. The data are only processed for other purposes if there are legal grounds for doing so.

The legal basis for processing by our company is Article 6 I item A GDPR, for which we obtain consent for specific processing purposes. If processing of personal data is necessary to pursue or fulfil a contract, the grounds for processing are as per Article 6 I item b GDPR. If our company has a legal obligation necessitating the processing of personal data, such as to fulfil tax obligations, the grounds for processing are as per Article 6 I item c GDPR. In exceptional cases, the processing of personal data may be necessary to protect the vital interests of the data subject or another natural person. In such case, the grounds for processing are as per Article 6 I item d GDPR. Lastly, the grounds for processing may be as per Article 6 I item f GDPR. On this legal basis, processing which does not fall under any of the above legal grounds is performed as necessary to uphold the legitimate interests of our company or of a third party unless the interests, basic rights and basic freedoms of the data subject prevail. If the grounds for processing of personal data are as per Article 6 I item f GDPR, our legitimate interest is in conducting our business to the satisfaction of our customers and staff.

Am I obligated to provide data?

It is unavoidably necessary for personal data to be collected for the processing purposes outlined above pursuant to contractual and legal requirements. Without this data, we will generally be unable to perform processing.

Who receives my data?

For the provision of our services we involve sub-providers for our assistance (data processors). These data processors are contractually bound to our instructions. Their access to data is strictly limited to what is necessary to perform the assistance. Where our sub-provider is located outside the Euopean Union, your data are transferred to a country that potentially has no level of data protection equivalent to the European level. For the continued protection of your data, all our sub-providers are bound by mechanisms pursuant to Art. 46 GDPR to maintain a level that is equivalent to the one in the European Union.

How long will my data be stored? 

Data we process will be deleted in accordance with Articles 17 and 18 GDPR as soon as they are no longer required for their intended purpose unless their deletion is not permitted pursuant to legal retention requirements. If data are not deleted due to being required for other legally permissible purposes, the data are held in restriction and may not be processed for other purposes.

What rights do I have respecting my data?

You have the right to request access to your personal data, which are currently stored by us. Where these data are incorrect or not up to date, you have the right to request rectification. In addition, you can request erasure and/or restriction of your data where the criteria set out in Art. 17 and 18 of the GDPR are met. Where our processing of data provided by you is based on your consent or is subject of a contract, you may request a copy of these data in a structured, common and machine readable format (right to data portability).

You have the right to object to the processing of your data, Art. 21 GDPR.

If you have given us consent to process your personal data for specific purposes, you have the right to withdraw this consent at any time with effect for the future.

If you wish to exercise your rights or have general questions regarding data protection within the Arvato Systems Group, you may contact us at any time via the above contact details. You also have the option of contacting a data protection authority and filing a complaint.

Is my data processed by means of automated decision-making, including profiling?

Your collected data is not utilized for automated decision making or profiling.

 

*The Arvato Systems Group can be contacted via the e-mail address: info@arvato-systems.de for matters concerning the following companies:

Arvato Systems GmbH, An der Autobahn 20, 33333 Gütersloh

Arvato Systems Perdata GmbH, Martin-Luther-Ring 7-9, 04109 Leipzig

Arvato Systems S4M GmbH, Am Coloneum 3, 50829 Cologne

Next Level Integration GmbH, Nattermannallee 1, 50829 Cologne

Arvato Systems Latvia SIA, Zaļā iela, Centra rajons, Rīga, LV-1010, Lettland

Vidispine AB, Kista Alléväg 3, 164 55 Kista, Sweden